Automatisierung für kleine Betriebe: Anfragen, Termine, Nachfassen
Rechnen Sie kurz nach: Wie viele Anfragen erreichen Sie pro Woche, und wie viele davon beantworten Sie noch am selben Tag? Bei den meisten Betrieben liegt die Lücke bei drei bis fünf Anfragen. Nicht aus Nachlässigkeit — sondern weil um 16 Uhr niemand am Schreibtisch sitzt.
Was hier nicht gemeint ist
Nicht ein Chatbot, der Kunden im Kreis schickt. Nicht ein Werkzeug, das Ihre Arbeit ersetzt. Gemeint sind vier Handgriffe, die ohnehin jeden Tag anfallen und die eine Maschine zuverlässiger erledigt als ein Mensch zwischen zwei Terminen: bestätigen, erinnern, nachfassen, um Bewertung bitten.
Ein Ablauf, wie er nach der Einrichtung läuft
- Jemand füllt abends um 21:40 Uhr Ihr Formular aus.
- Innerhalb von Sekunden bekommt er eine Bestätigung mit Ihrem Namen und einer realistischen Rückmeldefrist.
- Sie finden die Anfrage am Morgen sortiert im Postfach — mit Telefonnummer und gewünschter Leistung.
- Ist ein Termin gebucht, geht 24 Stunden vorher eine WhatsApp-Erinnerung raus. Das senkt Nichterscheinen spürbar.
- Zwei Tage nach dem Auftrag folgt die Bitte um eine Google-Bewertung — mit direktem Link ins Bewertungsfenster.
Datenschutz, damit es nicht zurückschlägt
WhatsApp-Nachrichten an Kunden brauchen eine dokumentierte Einwilligung — sonst wird aus der Erinnerung ein Abmahnrisiko. Ich richte die Einwilligung so ein, dass sie beim Buchen mit erfasst und gespeichert wird. Die Datenverarbeitung wird in Ihrer Datenschutzerklärung ergänzt.
So läuft die Zusammenarbeit
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01
Aufnehmen
Welche Wege nimmt eine Anfrage heute — Telefon, Formular, Instagram, Laufkundschaft?
Woche 1 -
02
Auswählen
Zwei bis drei Abläufe, die am meisten Zeit fressen oder am meisten Umsatz verlieren.
Woche 1 -
03
Einrichten
Formular, Kalender, Nachrichtenvorlagen, Verbindung zu Ihrem Postfach.
Woche 2–3 -
04
Testlauf
Zwei Wochen mit echten Anfragen, dann nachschärfen.
Woche 4–5
Ersetzt das meine Mitarbeiterin am Telefon?
Nein. Es fängt ab, was außerhalb der Bürozeiten hereinkommt, und nimmt ihr das Hinterhertelefonieren ab.
Was kostet der Betrieb danach monatlich?
Meist zwischen zehn und vierzig Euro für Kalender- und Nachrichtendienste, abhängig vom Volumen. Die Höhe steht vor der Einrichtung fest.